GDPR / Persondata aftale

Privatlivspolitik for Glad Dans Viborg 
Udfærdiget juni 2023.

1) 
Generelt:
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
 
2)
Hvorfor skal vi bruge personlige oplysninger på dig:
Vi er nødt til at have en del oplysninger på dig for at kunne opkræve kontingent, sende dig information om foreningen m.m. Vi bruger dit navn, adresse, postnummer og by samt din fødselsdato, tlf.nr. og mail i Glad Dans Viborg til at oprette medlemskab hos relevante organisationer. Hvis du er pensionist eller bosat udenfor Viborg Kommune har vi brug for de sidste fire cifre/løbenummeret i dit cpr nummer for at kunne søge tilskud.
De personlige oplysninger, vi modtager fra dig, vil kun blive viderebragt til dem, der har et legalt behov for dem. 

3)
Hvem har ansvaret for dine oplysninger i foreningen:
De oplysninger, vi har på dig, kan du altid få at se ved, at logge ind på www.gladdansviborg.dk - klikke på dit navn i øverste højre hjørne og vælge "Privatlivsindstillinger" Her kan du downloade alle de data vi har registreret på dig i systemet.
Det er formanden, der er dataansvarlig for medlemsdata i klubben. 
Kontaktperson: Formand Ebbe Rasmussen
Adresse: Timianvej 32
CVR: 27764916
Telefonnr.: 61 62 02 06
Mail: ebbe@foverskov.net
Website: www.gladdansviborg.dk

4)
Det er dit eget ansvar at vedligeholde alle de personlige oplysninger, du har givet til foreningen.
Er der fejl eller mangler i oplysningerne, har du pligt til at rette dem. (Du vil løbende blive bedt om at kontrollere dine oplysninger. For at godkende eller rette dem, så de altid er ajour)
Samtykke:
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor. 

5)
Når du bliver / er medlem, giver du tilladelse til vi må opbevare og benytte følgende oplysninger på dig:
Fulde navn
Fødselsdato
Køn 
Postadresse
Mailadresse
Mobiltelefonnummer
Portræt (Valgfrit) 
Hvilke hold du deltager på
Interne oplysninger for foreningens administration. (Tillidshverv i foreningen, æresmedlemmer samt restancer til foreningen mv)
For medlemmer, der er bosat udenfor kommunen eller er pensionist, er det nødvendigt at registrere de sidste fire cifre af CPR-nummeret af hensyn til opnå tilskud fra kommunen.
 
6)
Her anvender vi dine personlige oplysninger:

Hvis du tilmelder dig til noget i foreningens kalenderen: legestuer, kurser o. lign (Dit navn, mobilnr og bopæl)
Foreningen: Holdregistrering, generalforsamling, oprette medlemskaber i relevante paraplyorganisationer.
For medlemmer, der er bosat udenfor kommunen eller er pensionist, anvendes de sidste fire cifre af CPR-nummeret til at søge tilskud fra kommunen.

7)
Hvem må tilgå dine oplysninger og hvilke oplysninger kan de se:
Bestyrelsens medlemmer og hjemmesideansvarlige kan se alle dine oplysninger, og de alene kan se interne oplysninger på dig.
Alle medlemmer, der er logget ind på forenings hjemmeside kan se dit navn på de arrangementer, du er tilmeldt eksempelvis juleafslutning og generalforsamling
Dem, der står for et arrangement, vil kunne se dit navn, telefon nr og mail adresse, når du har tilmeldt dig.
Ingen, der har adgang til dine oplysninger, må trække lister med oplysninger ud af foreningens database til eget brug.

8)
Hvad slettes og hvornår:
Forlader du foreningen, gemmes dine oplysninger i 5 år regnet fra udgangen af det kalenderår hvor du udmeldes. Herefter slettes de.

9)
Dine rettigheder:
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
Retten til indsigt i egne personoplysninger
Retten til berigtigelse 
Retten til sletning efter 5 år
Retten til begrænsning af behandling
Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
Retten til indsigelse 

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du under punktet dataansvarlig. Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

10)
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.